Внедряване на система за управление по околна среда в малки и средни предприятия

Въвеждането на СУОС може да изглежда доста сложно, особено за малките и средни предприятия (МСП) или за организациите, разполагащи с ограничени ресурси. Чрез разделяне на процеса на въвеждане на управляеми етапи, целият процес става много по- привлекателен и осъществим. Поетапният подход има за цел да поощри МСП да внедрят система за управление по околна среда.

Посредством разделянето на етапи при въвеждане на СУОС, организациите могат да внедрят системата с темпове, съобразени с организацията и ресурсите, които имат на разположение. В допълнение, поетапният подход първоначално насочва организациите към намаляване на разходите, давайки възможност част от ползите свързани със СУОС да бъдат получени в началото на процеса. Независимо че това може да не доведе до съществена промяна на резултатността на организацията спрямо околната среда, то ще я стимулира да завърши прилагането на СУОС и в крайна сметка ще доведе до подобряване на резултатността.

1. Фаза 1. Ангажимент и определяне на базовото състояние
Фаза 1 на въвеждането на СУОС включва:
• Ангажираност на висшето ръководство
• Оценка на базовото състояние
• Проект на политика по околна среда
• Разработване на индикатори за резултатност спрямо околната среда
• Проект на План за въвеждане на СУОС

Ангажираността на висшето ръководство е основно условие за успешното въвеждане на СУОС. Ангажираността на ръководството е първата стъпка в процеса на въвеждане, но поддържането на тази ангажираност също е задължително условие, за да бъде ефективна СУОС.

Ангажираност на ръководството се постига чрез посочване на ползите, които организацията ще получи от въвеждане и поддържане на ефективна СУОС. Важно е да се отбележи, че в дългосрочен план ползите за организацията винаги превишават разходите по внедряването и поддържането на системата.

Ангажираността на ръководството се поддържа чрез получаване на ползите, посочени в началото. Организациите съществуват реализирайки печалби и очевидно всички намалявания на разходите подпомагат поддържането на ангажираността на ръководството.

Оценката на базовото състояние е позната като „Преглед по околна среда”, който трябва да установи отношенията на организацията с околната среда, и най-вече резултатността спрямо околната среда. Оценката на базовото състояние трябва да включва следното:

• Информация за разположението на обекта, включваща: план/схемана площадката, показващ водопроводи, канализационната мрежа (за промишлени, охлаждащи, битово-фекални и дъждовни води), основните елементи на процеса – особено онези, имащи потенциал да причинят значително въздействие върху околната среда в близост до площадката – лечебни и учебни заведения, водни обекти, защитени територии и др.;
• Описание на процесите и дейностите извършвани на площадката, както и на услугите и продуктите предлагани от организацията;
• Информация определяща вероятните значителни взаимодействия (аспекти на) с околната среда и въздействията, свързани с процесите, дейностите, услугите и продуктите на организацията. Трябва да се включат взаимодействията и/или въздействията, които организацията има по отношение на въздух, вода, отпадъци, почва, шум, биологично разнообразие, културно-историческо наследство, опасни вещества и условия за планиране. В допълнение, трябва да бъдат оценени и преходните и анормални режими на експлоатация, както и аварийните ситуации;
• Идентифициране на приложимите части от законодателството по околна среда и изискванията, които те поставят към организацията, както и други изисквания, които потребителите, например, могат да поставят на организацията;
• Оценка на съществуващите управленски практики и документирани процедури, които организацията използва. В случай на наличие на такива, целта е да провери до колко те могат да бъдат използвани в СУОС;
• Информация, посочваща основните ресурси, използвани от организацията, включително количества и цени. Например вода, енергия, суровини, спомагателни материали, горива и др.
• Информация, даваща подробности за мнението на заинтересованите страни по отношение на организацията и локалната околна среда и т.н. Тази информация може да се набави чрез провеждане на срещи или от налични документи.

1.1. Разработване на проект на политика по околна среда
Основа на всяка СУОС е политиката по околната среда. Тя е ангажимент на висшето ръководство на организацията и трябва да посочва целите и да съдържа ангажимент на организацията във връзка с околната среда. Тя може да включва кратко описание на основните дейности, услуги и продукти на организацията, въпреки че това не е задължително изискване. За да се спазят изискванията на ISO14001 и в последствие на EMAS политиката трябва да съдържа: ангажимент за предотвратяване на замърсяването, ангажимент за съответствие със законовите и други изисквания и ангажимент за непрекъснато подобрение. В допълнение към това политиката по околна среда трябва да бъде съобразена с характера и мащаба на организацията. Тя трябва да е насочена към значителни въздействия от дейността на организацията, да осигурява възможност за поставяне и преглед на общите и конкретни цели, да бъде документирана, въведена, поддържана и представена на всички служители. Освен това тя трябва да бъде и обществено достъпна.

1.2. Разработване на индикатори по околна среда
За да могат да бъдат управлявани значими аспекти и въздействия на околната среда (определени в оценката на базовото състояние), е необходимо да се измерва резултатността на организацията спрямо околната среда. Това спомага за определяне на проблемите и разработване на ефективни решения. Измерването служи и за проследяване на резултатността и напредъка по отношение на поставените общи и конкретни цели. Показателите за резултатност осигуряват обективни доказателства за резултатите от прегледите и докладите и позволяват оценяване на добрата резултатност. Най-добрият начин за измерване на резултатността спрямо околната среда е чрез разработване индикатори по околна среда. Първоначално индикатори се разработват за основните области – разходи за околна среда и потенциални ползи. Индикаторите за резултатност формират основа за демонстриране на непрекъснато подобрение; и те могат да се използват за определяне на основни аспекти свързани с околната среда. Например, пътуването често не се счита за основен аспект, но ако се въведе индикатор, който за наблюдение на пътуванията, (може да са пропътувани километри месечно), повечето организации биха установили, че те имат значително или има потенциала за значително въздействие върху околната среда.

За определяне на индикаторите, трябва да се вземат предвид редица неща, включително нуждите от информация на заинтересуваните страни в организацията, как измерванията могат да бъдат използвани за установяване на основите на проблемите и разходите свързани с тях, и как измерванията могат да бъдат свързани със степента на натовареност на организацията, например километри за единица продукт или за един работен час.

Една ефективна Система за управление по околна среда трябва да бъде прозрачна, поради което индикаторите за резултатност трябва да бъдат ясно описани. Описанието трябва да включват следната информация: необходими данни за индикатора; източника на данни; целта на индикатора; времето, разположението, обхвата и дименсията на данните и какви действия да се извършат, след получаване на данните.

1.2.1. Разработване на проектоплан за въвеждане на СУОС
За успешно и стегнато въвеждане на СУОС е изключително необходим е план за въвеждане. Той трябва да включва задачите, които трябва да бъдат изпълнени, ресурсите необходими за въвеждането, достъпността на ресурсите, планиране на всички дейности, така че да се осигури управляемо натоварване на ангажираните и обезпечаване на други задължения.

Ясният и структуриран план за въвеждане помага за ефективно управление на времето, позволявайки да се правят предвиждания за нивата, сроковете, ползите и т.н. Ефективното планиране на процеса на въвеждане дава възможност за проследяване на напредъка спрямо целите и маркерите, подпомагайки докладването и информирането относно развитието на заинтересованите, ръководството и служителите. Така се увеличават надеждността на екипа по въвеждане и доверието към СУОС.

Най-подходяща последователност от действия за изготвяне на план за въвеждане е:
• Определяне на необходимите действия
• Изготвяне на график за извършване на тези действия, като се отбележат всички направени допускания;
• Предвижданията трябва да бъдат реалистични, отчитайки достъпността на основните участници и нужното времето за организиране на срещи, отпечатване или обучение;
• Трябва да се поставят маркери за следене на развитието;
• Необходимо е да се определят отговорностите и необходимите ресурси.

1.2.2. Разбиране (осъзнаване), обучение и промяна в културата
Управлението по околна среда ще бъде новост за много организации. Повишаването на информираността от момента на започване на процеса на въвеждане е основно условие за успешното въвеждане на СУОС. Повишаването на информираността основно цели, довеждане компетентността на служителите и контрагентите до такова ниво, така че те да подкрепят успешното въвеждане и прилагане на системата, а не да го забавят. За организации, за които управлението по околна среда е новост, може да се наложи цялостна промяна в културата. Тя започва с повишаване информираността на служителите до такова ниво, при което те познавайки влиянието си върху околната среда, са в състояние на изпълняват своите функциите.

Компетентността включва три елемента: опит, знания и обучение. При повишаване на информираността трябва да се вземе предвид всеки един от елементите. Преди да се предприемат конкретни действия е необходимо да се определи до каква степен наличните опит и знания са приложими при въвеждане на СУОС. Това могат да бъдат умения в управление на проекти, одиторски опит, познания и/или интереси в областта на околната среда. Много от уменията, необходими за въвеждане и поддържане на системи за управление по качество, като ISO9000 и системи за управление по здраве и безопасност, като OHSAS18001, са еднакво приложими при въвеждане на СУОС. Следвайки това, може да се определят опита, знанията и нуждите от обучение на служителите и контрагентите, предприемайки подходящи действия за посрещането им.

Проблем, който всички организации трябва да преодолеят е отделяне на време за участие на служителите и контрагентите в дейности по повишаване на информираността. Решаващо в такива ситуации е предварителното планиране на дейностите, за да може да се постигне желания ефект. Възможно е провеждане на няколко сесии във всяка дейност с цел осигуряване присъствието на всички лица.

1.2.3. Иницииране на непрекъснато подобрение
Непрекъснатото подобрение е основната концепция, на която трябва да се основават всички СУОС. Ако организациите искат да бъдат регистрирани по EMAS, те трябва не само да се ангажират с непрекъснато подобрение на резултатността спрямо околната среда. Те трябва да могат да демонстрират, че резултатността им спрямо околната среда се е подобрило в сравнение с базовото състояние.

Търсенето на възможности за подобрение на резултатността още в най-ранните стадии на разработването и въвеждане на СУОС може да предостави ползи както за проекта, така и за самата организация. Първоначалният фокус трябва да бъде върху решения свързани с околната среда с ниски разходи или без разходи, особено когато се реализират спестявания на разходите приходи. Ранното предприемане на такива мерки може да:
• Реализира осезаеми ползи за организацията (например, спестяване на разходи, намален риск от наказателно преследване);
• Изгради доверие към проекта;
• Подпомогне за запазване и поддържане ангажираността и съдействието на ръководството;
• Предостави спестявания или приходи за инвестиране в бъдещи инициативи;
• Предостави възможност за активно включване на повече хора в усилията по свързани със СУОС;
• Мотивира служителите и ръководството чрез реализиране на бързи „победи”;
• Предостави силни доказателства за ангажираността за подобряване на резултатността, които могат да бъдат представени на заинтересованите страни (например, клиенти, местни общности, заинтересовани страни).

Въпреки, че решенията свързани с ниски разходи или без разходи не винаги са достатъчни за решаване на сериозните проблеми свързани с околната среда, те трябва да се предприемат в раните стадии на въвеждане на СУОС. Те ще подпомогнат изграждането на доверие и увереност в процеса. Сериозните проблеми трябва да бъдат разрешени, но големите разходи в началото на процеса, дори и при бърза възвращаемост, намаляват ентусиазма и правят хората скептични по отношение на бъдещи инициативи.

2. Фаза 2. Съответствие с нормативни и други изисквания

2.1. Определяне на приложимите законови изисквания
Правителствата използват три основни инструмента за опазване на околната среда:
Законодателни – Ръководи и контролира човешките взаимоотношения, въздействaщи върху околната среда. Ако взаимодействията на отделни лица или организации са в несъответствие със законодателството, те се наказват чрез финансово санкциониране.
Доброволни – Тези схеми поощряват мисленето по отношение на околната среда. Пример за доброволна правителствена схема е тази за „Управление по околна среда и одитиране“, която поощрява организациите да надхвърлят минималното съответствие със законодателството и активно да въвеждат системи за подобряване на резултатността спрямо околната среда.
Финансови – Тези схеми осигуряват стимули, за поощряване на отделни лица или организации да извършват дейността си по начин, по-малко застрашаващ околната среда. Например, във Великобриания данъците, които шофьорите трябва да плащат за безоловен бензин са били намалени от правителството, така че смяната на оловен с безоловен бензин да се извърши по-бързо, отколкото това би станало без субсидия.
Поради това, че законодателството поставя множество изисквания към отделните лица и организации, а санкциите за неспазване могат да бъдат значителни, е важно организацията да определи кои нормативни документи касаят нейните продукти и процесите, и какви са изискванията поставяни от тях. Само по този начин организацията може да осигури съответствието си с нормативните изискванията, и да разработи методи за поддържане на съответствието.

Най-добрият начин за определяне на приложимото към дадена организация законодателство, е да се започне с това каква дейност се извършва и какви нормативни документи са валидни за нея. Оценката на базовото състояние на организацията определя услугите, продуктите, провежданите процесите, и дали те въздействат върху околната среда. Установеното от оценката на базовото състояние е добра отправна точка за определяне на законовите изисквания. Законодателството може да обхваща много области от дейността на организацията. Примери за това къде може да е приложимо законодателството: входящи и изходящи (за площадката) енергийни и суровинни потоци; използвани опасни вещества или процеси; използване на ограничените ресурси. Когато се определят приложимите към организацията нормативни документи, релевантни на услугите, продуктите и процесите на организацията, е важно е да се вземе предвид следните компоненти на средата и въздействия:
• Въздух;
• Почва;
• Вода;
• Биологично разнообразие;
• Отпадъци;
• Опасни вещества;
• Шум;
• Културно-историческо наследство
• Разрешения за строеж.
След определяне на законовите изисквания, в момента най-добра практика е изготвяне на регистър на законодателството, който представя подробности за нормативните

документи, услугите, продуктите и процесите към които те се прилагат и изискванията, които налагат на организацията. Въпреки че не се изисква нито от EMAS, нито от ISO14001, за повечето организации регистърът е най-практичния начин за управление на съответствието със законодателството. Регистърът на законодателството предоставя рамка, подпомагаща проверката и осигуряването на съответствието със законодателството. В допълнение, той предоставя структура на процедура за определяне на нормативните документи и проверка на съответствието с изискванията им, която вече се изисква както от EMAS, така и от ISO14001.

Трябва да се отбележи, че поради постоянно променящото се законодателство в областта на околната среда, определянето на приложимото законодателство не е еднократно изпълнявана задача. Тя е непрекъснато продължаваща задача и организациите трябва да прилагат механизъм, осигуряващ своевременно информиране за промените в законодателството с цел поддържане на непрекъснато съответствие.

2.2. Проверка на съответствието
След определяне на всички изисквания (законови и други), следваща стъпка е проверка доколко организацията спазва тези изисквания. Има редица начини, по които това може да се направи – всеки отдел на организацията може да бъде оценяван индивидуално, или всяко изискване може да бъде отделно оценено.

Спазването трябва да се провери по няколко начина. Първоначално трябва да се определи дали организацията спазва изискването, след което следва да се определят причините за несъответствие. В случай, че организацията е в съответствие с изискванията, трябва да се посочат начините за контрол, осигуряващи поддържане на съответствието и ефективността им. Ефективната проверка на съответствието разглежда нормални, преходни и анормални и аварийни ситуации за всички услуги, продукти и процеси.

Проверката на съответствието следва да бъде предприета от служител, който добре познава организацията, разбира изискванията, които трябва да бъдат спазвани и има добри познания в областта в която се прилага изискването. При отсъствие на специалист с такива познания, би било подходящо повече служители да бъдат включи в проверката на съответствието с изискванията.

Съответствието никога не бива да бъде предполагаемо, важно проверката да включва оглед на организацията и събиране на доказателства потвърждаващи съответствие или несъответствие с изискванията. Доказателствата могат да бъдат във вид на записки от интервюта или разговори с хората, работещи в разглежданите области място, фотографии или копия от съответните процедури и др.

Информацията може да бъде записана чрез копиране на регистъра на законодателството и регистъра на другите изисквания, като обаче се остави място за допълнителни детайли във връзка със съответствието и начините за контрол.

2.3. Поддържане на съответствието
Резултатът от проверката за съответствие трябва да доведе до определяне на причините за несъответствие. Служителите извършващи проверката трябва да изготвят поредица от препоръки за подобряващи действия. Подобряващите действия трябва да бъдат съгласувани със съответните лица, които могат да разработят и въведат подходящи начини за контрол. За да се гарантира непрекъснато съответствие, е важно резултатите и изводите от проверките да бъдат анализирани.

За случаите на несъответствие, анализът трябва да включва определяне защо организацията е в несъответствие, планиране на действия за постигане на съответствие, прилагане на тези действия и проследяване доколко те са успешни. Както и когато е необходимо, предприетите действия могат да бъдат подобрявани. Трябва да се въведе система за проверка на непрекъснатото съответствие.

В случаите на лошо контролирани съответствия или при липса на начини за контрол, описаният по горе процес трябва да бъде следван. Вместо определяне на причините за несъответствие, трябва да бъде определено защо начините за контрол са лоши и как могат да бъдат подобрени. За случаите на съответствие които са добре контролирани, практиките трябва да бъдат отбелязани, а подробностите дадени в области, в които могат да бъдат използвани.

Налични са редица начини за контрол, които могат да подпомогнат осигуряването на непрекъснато съответствие със законовите и други изисквания. Те включват:
• автоматичен контрол;
• инфраструктура и оборудване;
• процедури;
• графици;
• обичайни действия;
• проверки и инспекции;
• компетентност;
• обратна връзка;
• измервания или индикатори.

От посочените начини на контрол, автоматичният контрол е най-добрата форма за контрол, защото предупреждава при наличие на повреда и елиминира риска от човешка грешка в дадена ситуация. Те могат да са скъпи и в повечето случай или са неподходящи или недостъпни. При определяне на начините за контрол, които да бъдат използвани, е важно да бъдат оценени усложненията от несъответствията за организацията и околната среда, и да бъдат претеглени спрямо разходите, свързани с въвеждането на различните достъпни начини за контрол. След това може да бъде взето обективно решение за най- подходящия начин за контрол на всяка ситуация.

За илюстрация, дадена организация определя ситуация като нискорискова, и усложненията от несъответствие, както за околната среда, така и за организацията биха били незначителни. Налични са два типа начини за контрол. Единият е скъп автоматичен контрол, а другият е писмена процедура, за която единственият разход би бил свързан с времето за написване на процедурата и времето за обучение на съответните служители за прилагането и. Отговорът в тази ситуация е лесен имайки предвид минималното въздействие на несъответствието върху околната среда и организацията. Най- подходящият начин за контрол е писмената процедура. Повечето ситуации обаче, не биха били толкова лесни, но при условие че са преценени алтернативите, а решението и основанията за него документирани, изискванията на Регламента EMAS са спазени.

Подобно на определянето на законовите и други изисквания, проверката на съответствието с тези изисквания не е задача изпълнявана еднократно. Тя е продължаваща задача. Честотата на провеждане на проверката трябва се определя от нивото на риск от дейността, услугата или продукта, т.е. вероятността за поява на несъответствие и усложненията, които то би създало както за околната среда, така и за организацията. Високо-рисковите ситуации трябва да бъдат проверявани редовно, докато ниско-рисковите области могат да бъдат проверявани веднъж на две години.

2.4. Разработване на индикатори на съответствието
Индикаторите на съответствието помaгат за следене на съответствието със законовите и други изисквания, като това очевидно важи когато изискванията поставят специфични ограничения или изискват количествена информация като договори за заустване, документи за предаване на отпадъци, отпадъци от опаковки и др. Те също могат да бъдат използвани за измерване на ефективността на начините за контрол или за обема на усилията и времето, изразходени за провеждане на обучение или одити.

Индикаторите на съответствието могат да бъдат разделени на две групи – разглеждащи предишна резултатност т.е. отразяващи, и разглеждащи фактори, които влияят на вероятността организацията да наруши изискванията, т.е. прогнозиращи индикатори. Примери за отразяващи индикатори на съответствието включват тези, които наблюдават количествата отделяни вещества, брой съдебни дела, брой нарушения, процент на съответствие за даден период от време и концентрация на отделяните замърсители.

Отразяващите индикатори на съответствието спомагат при определяне доколко добре се контролират ситуациите и при откриване на проблемните области. Поради това, че този тип индикатори се основават на исторически данни, те не спомагат за недопускане появата на определени несъответствия, защото събитията вече са се случили. Прогнозиращите индикатори на съответствието могат да бъдат използвани при определяне количеството усилия, влагани за контрол на съответствието с изискванията. Теоретично колкото по-големи усилия се влагат в контрола, толкова по-малко вероятно е да се появят несъответствия. Примерите за прогнозиращи индикатори включват брой на несъответствията, определени чрез одитиране, брой на аварийните случаи и времето, отделено за обучение на служителите.

3. Фаза 3. Разработване на програма за управление по околна среда
3.1. Оценяване въздействията върху околната среда
Организациите извършват определени дейности, с цел да произведат продукти или предоставят услуги. Дейностите, услугите и продуктите на организацията я принуждават да взаимодейства с околната среда. Тези взаимодействия са познати като аспекти на околната среда на организацията. Аспектите на околната среда на една организация могат да доведат до промени в околната среда. Те са известни като въздействия върху околната среда на организацията. Всяка дейност, продукт или услуга имат редица аспекти, а всеки аспект може да има множество въздействия. Те могат да се определят като нормални, анормални и аварийни ситуации.

След определяне на аспектите и въздействията, трябва да се оцени относителната им значимост. Значимостта трябва да бъде оценена, защото всички определени аспекти и въздействия на околната среда варират по мащаб и вероятност да настъпят. Големият брой на аспектите и въздействията води до невъзможност за организацията да се справи с тях едновременно. Поради това, чрез оценяване на значимостта, планирането и действията могат да бъдат насочени първо към най-значимите. Броят на въздействията често е твърде голям, а природата на въздействието – изключително трудна за определяне. Това е причината повечето организации да предпочетат да оценяват единствено значимостта на аспектите.

ISO14001 съдържа следното изискване: „Организацията трябва да разработи и прилага процедура (и) за определяне на аспектите на околната среда… с цел определяне на онези, които имат или могат да имат значително въздействие върху околната среда.”

За оценяване на аспектите и въздействията върху околната среда не се прилага даден фиксиран подход. Съществуват редица методики за оценка на заначимостта на аспектите и въздействията върху околната среда и всички отговарят на изискванията на ISO14001 и EMAS. Необходимо е да бъде избран подход, който най-добре отговаря на нуждите и обстоятелствата в организацията. Влаганата работа, изисквана от всяка методика трябва да бъде оценена спрямо вероятния или желан резултат. Спестяване на време може да бъде постигнато, като очевидно незначими аспекти или въздействия се отстранят преди да бъде извършвано оценяването. Оценката на значимостта се прави, за да бъде дадена възможност за насочване на СУОС към най-значимите аспекти и въздействия върху околната среда.

Методиките за оценка на значимостта трябва да отчитат част от или всички от следните въпроси (EMAS Приложение VI):

• Информация за състоянието на околната среда;
• Наличните в организацията данни за консумация на суровини и енергия, емисии в атмосферата, зауствания, отпадъци и емисии по отношение на риска;
• Становища на заинтересованите страни;
• Регулирани дейности на организацията за околната среда;
• Дейности по предоставяне на стоки и услуги;
• Дизайн, разработване, производство, доставка, обслужване, употреба, оползотворяване и обезвреждане на продуктите на организацията;
• Вреди и ползи за околната среда от дейностите на организацията.

Най-често прилаганите подходи за оценяване на значимостта са основани на: оценка на риска, критерии и конкретни фактори. Подходите основани на оценка на риска често използват точкова система. Най-често използваните методики са „Честота х Значимост х Мащаб х Продължителност” или “ Въздействие х Вероятност”. Първият подход е по- подходящ за нормални и случайни ситуации, а вторият за анормални или аварийни ситуации, защото се взема предвид вероятността. Включването на външни фактори в процеса на оценяване при подходите основани на оценка на риска, ги прави субективни и трудни за изпълнение.

При подходите основани на критерии се подбират няколко ключови критерия и се оценява спрямо всеки един от тях. Точковата система или еднозначни отговори (да/не) са най- често използваните, понякога заедно с някои други начини за претегляне. Ефективни могат да бъдат също така символи и цветове. Примери за критерии са както следва:
• Контролира ли се аспектът/въздействието от законодателството?
• Налагат ли се данъци за околната среда на аспекта/въздействието?
• Възможно ли е някое от въздействията да навреди на репутацията на организацията?
• Значим ли е аспектът/въздействието за основните заинтересовани страни (напр. акционери, застрахователи, местна общественост, служители)?
• Свързан ли е аспектът/въздействието с потенциална пазарна възможност или заплаха?
• Дава ли аспектът/въздействието потенциални възможности за намаляване на разходи?
• Колко скъпо/лесно е да бъде намалено дадено отрицателно въздействие (или да бъде увеличено дадено положително въздействие)?
• Свързан ли е аспектът/въздействието със стойностите или принципи на организацията?

Оценките базирани на конкретни фактори се съсредоточават върху външни въпроси, като околна среда, риск, финансови възможности, пазарните сили, становища на заинтересованите страни и организационните стойности. Използването на този подход дава възможност да бъде придадена по-голяма тежест на специфични въпроси като реакция на местната общественост, групов интерес и интерес на заинтересованите страни. Могат да бъдат използвани точкова система, цветове или символи.

3.1.2. Завършване на политиката по околна среда
Политиката по околна среда е най-високо ниво на изявление за намеренията на организацията, така че поетите в нея ангажименти трябва да бъдат отразени напълно в СУОС. Обикновено политиката по околна среда се прилага в дълъг период от време (в повечето организации между 10 и 15 години) и поетите в нея ангажименти трябва да

отразяват това обстоятелство. Като правило политиката по околна среда прави обобщени коментари, подчертаващи тенденцията, по отношение на резултатността спрямо околната среда в някои област, която организацията цели да постигне. Например, дадена организация може да се ангажира с намаляване консумацията на природни ресурси. Въпросите, които организацията включва в политиката си по околна среда трябва да обхващат нейните най-значими аспекти и въздействия върху околната среда.

3.2. Разработване на общи и конкретните цели по околна среда
Целта на общите и конкретни цели е осигуряване на насоченост на СУОС и определяне на постиженията, които организацията трябва да направи. Общите и конкретни цели подкрепят политиката на организацията по околна среда и в резултат включват най- значимите аспекти и въздействия. Общите и конкретни цели трябва да бъдат измерими. Това дава възможност за наблюдаване напредъка с помощта на показателите за резултатността.

Общите цели на организацията по околна среда трябва да бъдат общи изявления за намерения, подкрепящи поетите в политиката по околна среда ангажименти. Те трябва да бъдат по-специфични от ангажиментите, разработват се за период от 3 до 5 години и не бива да съдържат твърде много подробности.

Конкретните цели по околна среда са подробни изявления за намерения, които ясно определят целите на организацията. Детайлите в конкретните цели трябва да бъдат специфични и където е възможно – измерими. Те трябва да поддържат общите цели, съответно и политиката на организацията по околна среда. Конкретните цели по околна среда могат да бъдат краткосрочни или дългосрочни, в зависимост от вида на общите цели, които поддържат. Оптималният период за конкретните цели е от 1 до 3 години. По този начин се избягва объркването от периодичната промяна на конкретните цели и се дава възможност те да бъдат подробни. За да бъдат успешно постигнати конкретните цели с последващо постигане на общите цели и ангажиментите от политиката по околна среда, трябва да бъдат изпълнени редица задачи и действия. Те следва да бъдат ясно документирани с включване на съответните крайни срокове. За да се демонстрира резултатността спрямо общите и конкретни цели, и ангажиментите от политиката, следва да бъдат използвани индикатори по околна среда.

Има редица стъпки, които трябва да бъдат следвани, за поставяне на общите и конкретни цели и индикаторите. Те са:

• Определяне на общите цели съгласно политиката;
• Отчитане на значимите аспекти и въздействия върху околната среда;
• Изготвяне на общите цели;
• Изготвяне на конкретните цели;

• Определяне на индикаторите за резултатност спрямо конкретните цели;
• Проверка на всички елементи за последователност.

3.3. Определяне на индикатори за резултатност спрямо околната среда
Индикаторите за резултатност спрямо околната среда представляват неразделна част от разработването и поставянето на общите и конкретни цели на СУОС. Тяхната роля е да покажат, че конкретните цели са изпълнени, да подпомагат да се проследи напредъка спрямо конкретните цели и да помогнат за определяне на проблеми, възможности и решения. Общите и конкретните цели на организацията трябва да бъдат измерими и ролята на индикаторите по околна среда е да измерват резултатността на организацията спрямо общите и конкретни цели. Последното не само формализира процеса на измерване, но същевременно осигурява съвместимост и надеждност на информацията.

Важно е разработването на индикаторите по околната среда да се извършва успоредно с разработването на общите и конкретни цели. Това е наложително, т.к. индикатора определя какво реалистично може да бъде измерено и наблюдавано, както и степента на подробност. В последствие, това трябва да бъде отразено в съответните общи и конкретни цели.

Честотата на отчитане на индикаторите по околна среда трябва да бъде определена по начин, позволяващ взимането на решения дали общите и конкретни цели могат да бъдат постигнати в поставените срокове. В случай, че това няма да бъде изпълнено, честотата трябва да позволява определяне и предприемане на коригиращи действия. Ако индикаторите бъдат отчитани твърде често, се влошава ефективността на използване на ресурсите. В случай, че индикаторите не бъдат отчитани достатъчно често, е възможно да бъде пропусната необходимостта от предприемане на корективни действия. Това ще доведе до непостигане на общите и конкретни цели и до непоследователност в постигането на ангажиментите включени в политиката по околна среда.

Има два типа индикатори по околна среда: индикатори за резултатност спрямо околната среда и индикатори за условията на околната среда. Индикаторите за резултатност разглеждат резултатността на дадена организация спрямо околната среда. Те могат да бъдат разделени на експлоатационни индикатори за резултатност и управленски индикатори за резултатност. Експлоатационните индикатори разглеждат физическата експлоатация, като: количество образувани отпадъци, количество използвани ресурси, количество произведен продукт, емитирани замърсители и др.
Управленските индикатори измерват усилията и ефективността на ръководството. Индикаторите за условията за околната среда разглеждат същинското състояние на околната среда. Те не се използват често, защото състоянието на околната среда е резултат от множество въздействия и взаимодействия от редица източници и рядко може да бъде отнесено към дадена организация.

3.4. Разработване на програма за управление по околна среда
Програмата за управление по околна среда е подробен план, определящ действията, необходими за постигане на обявените общи и конкретни цели в СУОС, сроковете, отговорностите и подходящите ресурси. Програмите за управление по околната среда допринасят за развитието на СУОС, представяйки ясно непрекъснатото подобрение на резултатността спрямо околната среда. Една програма за управление по околна среда трябва непрекъснато да бъде осъвременявана и поддържана, за да отразява текущото състояние на организацията и нейната СУОС.
За изготвяне на програма за управление на околната среда, трябва да бъдат съвместени:
• Действията, необходими за постигане на обявените общи и конкретни цели;
• Разработеният предварително план за внедряване на СУОС.

Необходимите за постигане на обявените общите и конкретни цели на организацията, действия, на този етап могат да не бъдат напълно ясни, като някои начални действия (например, определяне на екип за прегледа, или провеждане на проучване) трябва да бъдат осъществени. Алтернативно, общите действия могат да бъдат използвани, като бъдат разделени на детайлни действия с напредване на програмата.

Планът за въвеждане на СУОС може да формира първоначално част от програмата за управление по околна среда, но с въвеждане на СУОС, насочеността и се премества към текущите действия.

Тъй като някои от необходимите действия за постигане на общите и конкретни цели могат да бъдат усложнени и детайлизирани. Във връзка с изискването за включване на подробности за срокове, ресурси и отговорности, форматът на програмата за управление по околна среда трябва да бъде внимателно преценен.

Определеният формат трябва:
• Да съдържа достатъчно детайли;
• Да бъде достатъчно гъвкав, за осигуряване на практичен управленски инструмент;
• Да позволява лесно актуализиране, за отразяване на напредъка;
• Да посочва маркерите, резултатността и проблемите;
• Да бъде лесен за разбиране и използване от всички включени страни.

Актуализирането на хартиено копие на плана е трудно и трудоемко, като всичко това води до неговото остаряване. Редовното получаване на актуализации не винаги е подходящо (например, при електронно копие), защото това може да доведе до обърквания при липса на строг контрол. Някои организации използват електронни връзки и програми за управление на проектите/времето за постигане на по-добър ефект при разработване и поддържането на програми за управление по околна среда.

Разделянето на програмата за управление по околна среда на по-лесно управляеми подразделения може да бъде ефективен подход, особено ако трябва да бъдат извършени множество действия и/или трябва да бъдат взети предвид множество подробности. Някои подходи разделят програмите за управление по околна среда по общи и/или конкретни цели, докато друг подход може да бъде изготвяне на общи планове за ръководството, и подробни планове за действие под тях.

Планът за управление се проектира за да бъде мощен инструмент помагащ за управление на постигането на общите и конкретни цели чрез предоставяне на рамка за идентифициране, определяне на ресурсите и извършване на действията. Трябва да бъде приет такъв подход, че програмата за управление по околна среда да е максимално полезна за обхванатите страни и в същото време управляема.

След определянето на действията трябва да бъдат отчетени сроковете, в които те трябва да бъдат извършени. Това, до известна степен, се влияе от нивото на наличните ресурсите и компетентност. Препоръчително е всички тези въпроси да се разглеждат заедно. Програмата за управление по околна среда трябва да бъде реалистична, за да бъде надежден инструмент за всички страни, ангажирани с прилагането й.

3.5. Въвеждане на политиката по околна среда, общите и конкретните цели и индикаторите
За да бъде въведена СУОС трябва да бъдат завършени политиката по околна среда, общите и конкретни цели, индикаторите, програмата за управление по околна среда и процедурите за оперативен контрол. Трябва да се определи най-подходящия начин за обявяване въвеждането на СУОС. Могат да бъдат използвани информационни бюлетини, доклади на компанията, публикации, презентации, обучения, индивидуални срещи, електронна поща, филми, плакати, интернет и интранет. Въвеждането следва да се осъществи съгласно правилно подбрана времева схема, например, всичко да бъде въведено едновременно или в продължение на по-дълъг период. При втория вариант, времето е от решаващо значение, т.к. бавната скоростта, води до загуба на инерция в процеса на въвеждане. При едновременно въвеждане, трябва да бъде осигурено такова управление, че отделните лица не бъдат претоварени с твърде много информация поради което да не бъдат в състояние да я възприемат или да не разбират ролята си в СУОС.

За да бъде успешно въвеждането на системата за управление по околна среда, нуждата от информация трябва да бъде обсъждана със съответните лица. Те могат да бъдат отделни служители в организацията (вътрешни) или извън нея (външни) и могат да включват: ръководство, служители, временни и сезонни работници, под-изпълнители, доставчици, клиенти, акционери, инвеститори, застрахователи, местна общественост, изпълнителни органи, местно управление и др. Необходимо е да бъде взето решение каква информация на кои хора да бъде предоставяна, например, служителите се нуждаят от информация, различна от тази необходима на местната общност, информацията за която е по-различна от тази предназначена за клиентите на организацията.

След въвеждането е възможно да бъде изискано предприемането на поредица последващи действия, за поддържане инерцията на процеса и реагиране на обратната връзка. За да се определи е необходима обратна връзка от хората, уведомени за въвеждането на СУОС. За осъществяване на обратна връзка, е необходимо установяването на процес улесняващ събирането на информация от обратната връзка. Наред с това, е необходимо установяване на процес стимулиращ непрекъснатата обратна връзка по време на въвеждането и отделните фази. Процесът трябва да бъде отворен към всяко лице, което проявява интерес към организацията и нейната СУОС.

4. Фаза 4. Внедряване и функциониране на СУОС

4.1. Завършване на структурата за управление и отговорности
Важно е да има ясно определени функции и отговорности по отношение на системата за управление по околна среда и инициативите във връзка с околната среда, за да бъдат те успешно внедрени. Поетият от страна висшето ръководство ангажимент, трябва да бъде потвърден и официализиран, за да бъде гарантирано осигуряване на ресурсите, нужни за въвеждане и поддържане на СУОС. Необходимите ресурси могат да включват финансова, техническа и времева осигуреност.

Може вече да е определен представител на управлението на СУОС, но ако не е, позицията трябва да бъде официализирана в организацията. Функциите и отговорностите на представителя на управлението могат да варират. За да се избегнат недоразумения, е важно да бъдат определени функциите и отговорностите на представителя на управлението. Въпреки че функциите и отговорностите на тези лица в различните организации се различават, съществуват общи области, в които те имат отговорности:
• Разработване на проекти на документацията на СУОС.
• Оценка на подобренията/резултатността спрямо околната среда.
• Координиране на обучението по околна среда.
• Отговаряне на вътрешна/външна комуникация във връзка с околната среда.
• Председателстване и даване на насоки на срещите на екипа за въвеждане на СУОС.
• Обосноваване на разходите по СУОС пред висшето ръководство.
• Координиране на вътрешните одити на СУОС.
• Проследяване на напредъка спрямо документираните общи и конкретни цели и програми за управление по околна среда.
• Определяне на новоприетото законодателство по околна среда.
• Координиране на коригиращите и превантивни действия, резултат от появата на несъответствия или аварийни ситуации.

Важно е да се отбележи, че ISO 14001 изрично изисква да бъде определен представител на ръководството, който наред с другите неща трябва:
• Да отчита резултатността на СУОС пред висшето ръководство.
• Да осигури поддържане и ефективност на СУОС в съответствие с изискванията на ISO14001.

Заедно с представителя на управлението има и други служители, с важни функции в процеса на въвеждане и функциониране на СУОС. Най-добрият начин за определяне функциите на тези лица е чрез оглед на състава на работната група по отношение на СУОС. Например, ако организацията има управляващ обучението, тогава трябва да се установи сътрудничество с него. В допълнение, управляващия качеството в организацията може да съдейства добавяйки СУОС към съществуващия режим за контрол на документацията. Използването на наличните знания е начин за подобряване на ефективността, защото не се губи време за нещо вече съществуващо.

Когато се обмисля разпределението на отговорностите, трябва да се вземат предвид съществуващите механизми, например:
• Обучение
• Комуникация (външна и вътрешна)
• Контрол на документацията
• Оперативен контрол
• Планове за действие при аварийни ситуации
• Режими за следене (мониторинг)
• Коригиращи и превантивни действия
• Съхраняване на информацията
• Одитиране

Функциите и отговорностите трябва да бъдат документират, така че всеки да знае какво трябва да извършва. По този начин лицата носят отговорност, в случай че пренебрегнат задълженията си във връзка със СУОС. При документиране на функциите и отговорностите, е важно е да бъде гарантирано включването на всички служители по някакъв начин, така че СУОС да бъде ефективна в цялата организация.

За успеха на СУОС трябва да бъдат осигурени необходимите ресурси. Висшето ръководство трябва да е склонно към капиталови вложения. Насочеността на всеки разход трябва да бъде към предотвратяване на замърсяването. При възможност трябва да бъде предвиден годишен бюджет за околна среда. Подходящ момент за обсъждане на бюджетите за околна среда са срещите за преглед на управлението.

4.2. Обучение, информираност, компетентност, планове и документиране
Обучението е упражнение повишаващо информираността, изграждащо уменията и знанията, и дава възможност на лицата да повишат компетентността си. Има редица подходи, които могат да бъдат възприети по отношение на обучението, включително обучение в клас, брифинги на работното място, писмени инструкции, тестове, индивидуални разговори, бюлетини, записки, интернет или дистанционно обучение. Трябва да се отбележи, че участието в обучения не гарантира компетентност, поради неразбиране на информацията, или недостатъчна задълбоченост на материала. От друга страна, лицата могат да бъдат компетентни и без обучение, поради предишен опит.

Не е необходимо всеки един служител да знае всичко. Може да бъде подходящо за електрокаристи обучени за безопасен пренос на химикали, но за служител в администрацията това е излишно. Трябва да бъде извършен анализ на нуждите от обучение, за определяне на необходимостта за конкретните служители. Обучението трябва да бъде основано на функцията, която има служителя в организацията и конкретно в СУОС. За извършване на анализ на нуждите от обучение, трябва да бъдат установени компетентността, нивото на знания и умения на отделния служител. Анализът на нуждите от обучение е характерен за всички системи за управление, така че може да бъде поискан съвета от служителите, които са ангажирани със системите за управление по качество, здраве и безопасност. Ръководителят по обучение (в случай, че има такъв) също може да окаже съдействие, тъй като е възможно да разполага с шаблон за анализ на нуждите от обучение.

Използвайки процеса на анализ на нуждите от обучение, може да бъде демонстрирана активност при определянето им по отношение на специфичните задачи, функции и отговорности. Индивидуалните прегледи значително улеснят анализа на нуждите от обучение, защото служителите са включени в оценяването на собствените им умения.

В случай, че анализът покаже необходимост от значително по обем обучение, следва обучението да бъде приоритизирано. Приоритет се дава на областите свързани с най- важните аспекти и въздействия на организацията. В допълнение към анализа, нуждите от обучение могат да бъдат определени чрез процедурите за коригиращи действия, разследвания на инцидентите, комуникацията и оплаквания на заинтересованите страни. Планът за обучение трябва да бъде гъвкав, за да обхване нуждите от обучение, определени посредством описаните или други методи.

За извършване на анализ на нуждите от обучение, трябва да бъдат следвани следните стъпки:
• Определяне на задачи, функции и отговорности;
• Определяне на изисквания за специфични умения или знания;
• Определяне на отделните лица или групи;
• Оценяване на съществуващите умения и знания;
• Определяне на пропуските;
• Определяне на подхода за запълване на пропуските;
• Планиране на дейностите за обучение.
Съществуват определени типове обучение, стандартни за всички СУОС. Те включват: въвеждащо обучение, обучение за общо информиране, специфични умения (теория и практика), опреснително обучение, оценки или тестове.

При разработване на процедура за обучение по околна среда, трябва да бъде определено следното:
• Цел на обучението по околна среда;
• Използване на анализа на нуждите от обучение;
• Разработване на съответен План за обучение;
• Как да бъде извършено обучението;
• Как да бъде извършена оценка на компетентността;
• Поддържане на документация за обученията.

EMAS изисква да бъде поддържана документация за обучението, като доказателство за осигуряването на такова на служителите и под-изпълнителите. Документацията показва че на служителите и подизпълнителите е осигурено подходящо ниво на знания и умения. В допълнение, документацията може да подпомага определянето на нуждите от обучение и планиране на провеждането му.

Документацията за обучението съдържа следното:
• Оценка на нуждите;
• Доказателства за налична компетентност;
• Планове и графици;
• Кой участва;
• Кога е проведено обучението;
• Къде е проведено обучението;
• Какви въпроси са обхванати;
• Обратна връзка от обучението;
• Оценки и прегледи;
• Сертификати и награди;
• Желания за обучение.

4.3. Установяване и поддържане на официална комуникация
Служителите трябва да знаят какво и кога да правят, за да функционира СУОС. В допълнение, хората са по-мотивирани да извършат дадени дейности, когато осъзнават защо следва да бъдат извършвани, както и когато получават обратна връзка във връзка с постигнатото. Външната комуникация осигурява възможност на организациите да популяризират постигнатото си, както и за консултация с клиенти и други заинтересовани страни.

В случай че комуникациите не бъдат ефективни, представителят на управлението губи контрол върху СУОС, което води до непостигане на ангажиментите. Наличните канали за комуникация в организацията трябва да бъдат взети предвид, като там където е уместно комуникациите във връзка с околната среда следва да бъдат интегрират в тях. Ръководството има нужда от ефективна комуникационна връзка със служителите, за успешно разпространяване на информация. Служителите следва да бъдат знаят на кого да бъде докладвано за настъпил инцидент, свързан с околната среда, за да не го пренебрегнат. В допълнение, ако служителите са запознати със съществуването на определена последователност за отправяне на предложения, е по-вероятно да споделят идеите си за подобряване на резултатността спрямо околна среда.
С цел предотвратяване загубата на информация от външни източници или предаването й на неподходящи лица, които незнаейки как да реагират на нея не предприемат никакви действия, тези изночници трябва да бъдат официализирани – записани.

4.5. Записи
Записите показват, че системата за управление по околна среда работи ефективно и че ангажиментите и процедурите се спазват. Съществуват записи, съхраняването на които е законово изискване, например документите изисквани съгласно Наредба № 9 от 28 септември 2004 г. за реда и образците, по които се предоставя информация за дейностите по отпадъците, както и реда за водене на публичния регистър на издадените разрешения, регистрационните документи и на закритите обекти и дейности. Освен това ISO14001 изисква съхраняване на записи за обучение, одити и калибриране, когато са свързани с околна среда. Важно е броя на събираните записи да бъде намален, но има някои, които задължително трябва да фигурират в СУОС, за да бъде тя ефективна. Типичният списък на записите в СУОС включва:
• Записи за одити;
• Доклади за несъответствия и коригиращи и превантивни действия;
• Записи от мониторинга;
• Външни оплаквания;
• Записи за обучение;
• Кореспонденция с регулаторните органи;
• Записи за оперативното изпълнение;
• Записи от калибриране;
• Записи за поддръжката.
• Доклади от проигравани аварийни ситуации;
• Записи от срещите за преглед с ръководството.
• Протоколи от срещи (заседания), вътрешни и външни;
• Подробности от вътрешни запитвания с доказателство за последващи действия;
• Вътрешни бележки;
• Предложения за подобрения по околна среда с доказателство за последващи действия;
• Кореспонденция с регулаторните органи;
• Комуникации с търговските органи.

ISO14001 не съдържа специфично изискване за прилагане на писмена процедура за комуникация. Трудно е да бъде стандартизиран подходът към комуникациите ако такъв не е наличен. Ако такава процедура се прилага в друга система за управление, по – уместно е тя да бъде преработена, отколкото да се разработва независима процедура, съсредоточена единствено върху околната среда.

4.6. Документиране и съхранение на записи
Системата за управление по околна среда неизбежно изисква документация и записи. Създаването на процедури, подпомагащи разбирането и осигуряващи последователност е пример за това, че документацията може да бъде полезна и необходима. В допълнение към документацията за СУОС, има случаи в които съхраняването на информация е ценно. Някои записи се изискват от законодателството като доказателство, докато други (като документацията за проведено обучение) подпомагат управлението на СУОС.

Ключовият документ е ръководството за СУОС, независимо че не се изисква от EMAS. За служителите, които не са запознати със системите за управление, СУОС може да изглежда като сборник от документи, нямащи видими връзки или цел. Трябва да бъде предвидена възможност, повече от един човек да бъде в състояние да ръководи системата за управление по околна среда. Ръководството за СУОС следва ясно да описва какво представлява и как функционира СУОС. Доброто ръководство осигурява връзка между документите включени в СУОС и съответните изисквания на ISO 14001 или EMAS, показвайки съответствието на организацията с условията на стандартите.

В СУОС има различни нива на документация. Обикновено Ръководството за СУОС се класифицира като първо ниво. Ако то служи като полезен документ, то тогава трябва да осигурява връзка с второто ниво – процедурите. Ръководството за СУОС може да осигури насока към другите нива, но това не е задължително, защото задължително към дадено ниво насочва предхождащото го.

4.7. Контрол на документацията
За да се поддържа ефективна СУОС, е важно да бъде известно кои документи са в системата и къде се съхраняват. Без структурирана система за контрол на документацията, служителите могат да използват остаряла информация или предназначените за документи могат да не бъдат получени. Ако е възможно контролът на документацията в СУОС трябва да бъде включен във вече съществуваща система за контрол на документацията.

Трябва да бъде разработена процедура детайлизираща процеса на контрол на документацията по СУОС. Ако са налични системи за управление по качеството или по здраве и безопасност е възможно да съществува процедура за контрол на документацията. В този случай изискванията на СУОС трябва да бъдат включени в съществуващата процедура за контрол на документацията. В обобщение, при разработване на процедура за контрол на документацията по СУОС, трябва да бъдат определени:
• Документите, които обхванати от системата;
• Къде се намират копията от документите;
• Как се процедира с остарелите документи;
• Как се разпространяват новите издания на даден документ;
• Статут на изданията на даден документ, включително дата и номер на изданието
• Кога се преглеждат контролираните документи.

4.8. Преглед и проверка на готовността за действие при аварийни ситуации
В случай на инцидент или аварийна ситуация, е важно да бъдат известни начините за намаляване на последващите въздействия върху околната среда. Добрата подготовка и обученост на персонала за действие при такива ситуации, могат да се намалят въздействието и да спестят на организацията разходи ликвидиране на замърсяванията, глоби, съдебно преследване и лоша популярност. Аварийните случаи причиняват значително увреждане на околната среда. Поради това ISO 14001 и EMAS изискват от организацията предприемане на всички възможни действия, за предотвратяване възникването на аварийни ситуации за околната среда. Организациите трябва да изготвят, прилагат и поддържат процедури, за готовност и действия при аварийни ситуации за предотвратяване възникването и контрол на аварийните ситуации.

4.9. Разработване на индикатори за СУОС
Индикаторите могат да бъдат използвани за проследяване на работата на елементите на системата за управление по околна среда. Те разглеждат резултатността спрямо планираното (одити или срещи), посещаемостта на срещи за преглед на управлението или времето, за преодоляване на несъответствие. За постигане на подобрение на резултатността спрямо околната среда, всички компоненти на СУОС трябва да работят както е предвидено. СУОС е рамката, ръководеща постигането на подобряване на резултатността спрямо околната среда. На пръв поглед може да изглежда неясно кои характеристики на системата могат да бъдат измерени. Обикновено измеримите характеристики са средното време за извършване или процентът от дейност, предприета съгласно планираното.
Механизмите, използвани за измерване на характеристиките на СУОС обикновено се наричат управленски индикатори на резултатността. Те се концентрират върху управлението на системата и се различават от оперативните индикатори за резултатност, измерващи директно резултатността спрямо околната среда. Оперативните индикатори се установяват в ранните стадии на въвеждане на СУОС, защото са относително лесни за разбиране и разработване. Управленските индикатори на резултатността също са споменавани в ранните стадии на процеса, но все още не са установени, т.к. това не е напълно обвързана управленска система. След като по-голямата част от компонентите са факт, обхвата на разработване на управленските индикатори на резултатност е по-голям.

Ако даден управленски индикатор установява недобра резултатност, това означава че нивото на ангажираност на ръководството е ниско. Неизбежно всички служители приоритизират задачите. Задачите, за които се приеме, че са с висок приоритет ще бъдат завършени, докато изпълнението на тези с нисък приоритет ще изостане. Поради това за ефективното въвеждане на СУОС, изискванията й трябва да бъдат с относително висок приоритет. Начинът това да бъде постигнато е чрез ангажираност от страна на ръководството. В обобщение, начините за коригиране на недобрата резултатност на управленските индикатори да бъдат:
• Висшето ръководство активно популяризира СУОС;
• Висшето ръководство предоставя по-голям времеви ресурс за СУОС, където служителите са претоварени;
• Служителите са поощрявани за приноса им към СУОС;
• Провеждане на редовни срещи със служителите относно СУОС
• Дисциплинарни наказания за служителите, които системно пренебрегват отговорностите си във връзка със СУОС.

5. Фаза 5. Проверка, одит и преразглеждане

Целта на одита е определяне дали СУОС постига подобряване на резултатността спрямо околната среда, както е предвидено. Без извършването им трудно може да бъде установено доколко добре работи системата и следователно, и има ли нужда от промени.

Одитите трябва да бъдат източник на ползи. Ако при одит се установи, че СУОС работи добре, стратегията за прилагане следва да бъде запазена. При установяване на проблеми, положителното отношение дава възможност да бъде отделено внимание на неустановени преди това проблеми. Правилно е проблемите да бъдат откривани и решавани, отколкото да остават скрити.

ISO14001 дефинира одита като „систематичен, независим и документиран процес за получаване и обективно оценяване на доказателства за да се определи степента, до която критериите на одита на системата за управление по околна среда, определени от организацията са изпълнени.

Процедурата за одит трябва да се позовава на одитите от първа, втора и трета страна, когато има такива. По време на одит основната цел е да се получат обективни доказателства, които могат да се потвърдят и да покажат дали системата за управление по околна среда съответства или не на изискванията в съответните стандарти за околна среда и дали дейностите на организацията съответстват на ангажиментите, поети в СУОС. Доказателства могат да бъдат събрани посредством задълбочени интервюта, проучване на записи, наблюдение на дейности и намиране на отговори на специфични въпроси, изготвени преди започването на одита.

5.1. Провеждане на одит
При провеждане на одит трябва да бъде оценено съответствието на СУОС с изискванията поставени в одиторски критерии. По време на одита следва да бъдат водени подробни записки за документиране на установеното. Те помагат при изготвяне на доклада и при обсъждане на вътрешните одити със сертификатора от външна, Трета страна.

По време на одита резултатност близка до одиторските критерии се класифицира като “преминаване” (говори само за себе си); наблюдение, незначително несъответствие и значително несъответствие. Определянето на подходящо класифициране е индивидуално. Решение не е научно, а се основава на относителната резултатност според одитора.

След приключване на одита, установеното трябва да се обобщи под формата на доклад. В зависимост от размера и културата на организацията, докладът може да представлява таблица показваща неспазване, или официален доклад съдържащ историческа информация, установено по време на одита и свързаните с това препоръки.

При изготвяне на доклад за одит трябва се прецени включването на следните подробности:
• Обхват;
• Критерии;
• Одиторски екип;
• График;
• Методика;
• Класификация на установеното;
• Подробности за установеното;
• Заключения и препоръки.

След установяване на несъответствията е необходимо да бъдат предприети коригиращи действия, а при вероятност за повторна поява – превантивни действия. Несъответствията трябва да се третират в съответствие със следващия раздел, възможно най-бързо практично.

Необходимо е да бъдат съхранени всички свързани с одита документи, така че при предприеманите коригиращи действия в исторически план да бъдат оценявани. В допълнение при одити за сертификация по ISO14001 или регистрация по EMAS, одиторът от Трета страна ще пожелае да види доказателства за извършване на вътрешни одити.

За стандартизиране на подхода към одитите се препоръчва документиране на процедурата. При разработване на такава е важно включването на:
• Отговорности по отношение предприемането на вътрешни одити;
• Изготвяне на програма за одити;
• Определяне обхвата на одита, критериите и графика за всеки одит;
• Докладване на несъответствията;
• Корекция на несъответствията;
• Съхранение на информацията.

5.2. Коригиране на несъответствията и предприемане на превантивни действия
Несъответствие в СУОС се появява когато дейностите се отклоняват от изискванията или когато резултатността спрямо околната среда падне под минималните стандартни стойности. Видът и остротата на несъответствие варира, но винаги причината е липса на контрол.

Има различни видове несъответствие. Отделните класификации са:
Незначително несъответствие: Както предполага наименованието, то не е особено сериозно, но когато бъде открито, в СУОС има пропуск, който трябва да бъде поправи. Незначителните несъответствия не представляват непосредствен риск за околната среда, например, неизпълнението на дадена конкретна цел е нежелателно, но като цяло подобрение спрямо околната среда трябва да бъде постигнато. Незначителното несъответствие често е свързано с технически въпроси като еднократен случай на недобър контрол на документацията, а също и визуални наблюдения, като например, намерени парченца дърво в общите отпадъци, когато компанията твърди, че всичките са отделени за рециклиране.
Значително несъответствие: То се появява, когато се открие, че разработената СУОС е неефективна и не може да бъде сертифицира по ISO14001 или регистрирана по EMAS. Най-общо случаите представляващи значително несъответствие са:
• Нарушаване на законодателството по околна среда;
• Напълно е пренебрегната клауза от ISO14001;
• Значително замърсяване;
• Голяма част от служителите не работят в съответствие със СУОС;
• Не е постигнато подобряване на резултатността спрямо околната среда;
• Общият обем на незначителните несъответствия показва, че СУОС не е ефективна.
Наблюдения: Те не са същински несъответствия, защото изискванията на СУОС са спазени, но има индикации, че могат да настъпят несъответствия в бъдеще, ако не се предприемат действия. Пример за наблюдение е леко кородирала тръба, по която се пренасят химически вещества, защото може да бъде предвидено, че тръбата ще продължи да кородира и ще се изпуснат вещества в околната среда, предизвиквайки неспазване.

Отклонения от СУОС, които се изразяват в неспазване могат да бъдат определени по редица начини от всеки един служител. Обикновено несъответствията могат да бъдат определени по време или в резултат на:

• Одити на СУОС;
• Рутинни проверки на оперативния контрол;
• Оценка на индикаторите за резултатност спрямо околната среда;
• Оплаквания във връзка с околната среда;
• Аварийни ситуации във връзка с околна среда;
• Срещи за преглед на управлението.

Несъответствието може да бъде открито и случайно, в рамките на работния ден, просто при наблюдаване на дейности или обстоятелства, за които се знае, че противоречат на изискванията на СУОС.

Служителите ще установят проблемни за околната среда области. Важно е те да бъдат окуражавани да докладват. Служителите трябва да знаят към кого да се обръщат в такава ситуация. Когато се реши, че има несъответствие, представителят на ръководството на СУОС, ръководителят на отдела или съответния отговорен, трябва да обсъди с други подходящи служители, формата на коригиращите действия и ако е уместно допълнителни превантивни мерки. Те могат да се установят като се направи обстоен анализ на причините за случилото се.

ISO14001 цели да предотврати и намали въздействието върху околната среда, така че много от изискванията на му служат като превантивни действия. Следователно те включват:
• Процедури
• Комуникации
• Информация
• Обучение
• Отговорности
• Готовност
• Одити
• Прегледи.

Важно е отговорностите за коригиращи и превантивни действия да бъдат документирани. Тъй като устното общуване обикновено не се документира, служителите, които желаят да пренебрегнат казаното, могат да отрекат, че им е било наредено какво да направят. Успешен начин за налагане на такива действия е прилагането на документиране във Формуляр за несъответствие. За потвърждаването му се изисква предприемане на последващи действия.

Преди издаване на Формуляр за неспазване, следва да бъде направено копие което да бъде заведено, така че да служи като напомняне за изпращане на нареждане за коригиращо/превантивно действие. Когато оригиналът се върне, той трябва да бъде заведен към копието, като потвърждение за това, че несъответствието е било коригирано, така както е декларирано от отговорното лицето. Препоръчително е за извадка от протоколите да бъде извършена проверка на предприетите действия.

Важно е да бъде съхранявана историческа информация за несъответствия, за да се покаже, че системата за коригиране функционира. Тази информация може да бъде използвана, за определяне дали резултатността спрямо околната среда се подобрява или влошава, чрез графично представяне на тенденциите. При извършването на сертификационен одит по ISO14001, одиторът ще пожелае да види историческа информация за несъответствия. Той/тя биха се усъмнили ако няма доказателства за несъответствие, защото се очаква да има такива случаи във всяка СУОС.

За да се стандартизира подходът на една организация към справянето със ситуации на несъответствие, се препоръчва документиране на процедурата. При разработване на такава процедура трябва да се включи следното:

• Как се определят случаи на несъответствие.
• Как се докладват случаи на несъответствие.
• Отговорности за действие в случаи на несъответствие.
• Установяване на коригиращи и превантивни действия за всяко несъответствие.
• Налагане на коригиращи и превантивни действия.
• Мерки за потвърждаване, че случаите на несъответствие са били разрешени.

5.3. Преглед на управлението
Прегледът на управлението е неразделна част от всяка СУОС. Форматът на прегледа на управлението може да бъде различен, но най-често това е официална среща. На тази среща, която обикновено се провежда ежегодно или веднъж на две години, се събират всички страни, отговорни за въвеждането и поддържането на СУОС, за да обсъдят напредъка и бъдещото й развитие.

Прегледът на управлението е не само една среща, а може да бъде поредица от срещи на различни нива и интервали, като резултатите от които се подават към срещата на висшето ръководство. Въпросите на околната среда могат да се включат към вече съществуваща структура за срещи. Това премахва необходимостта от други срещи, но когато за СУОС има предвидена отделна среща, е гарантирано, че ще й бъде обърнато внимание. Ако околната среда се включи като тема в съществуваща структура за срещи, трябва да се гарантира, че ще й се обърне нужното внимание в светлината на всички останали въпроси, обсъждани по време на срещата.

Трябва да се изготви стандартен дневен ред за срещите (виж примера). Разработването на такъв би предотвратило забравянето на определени въпроси. Трябва да се осигурят достатъчно уведомления, така че съответните служители да могат да участват. Цялата необходима информация трябва да бъде предоставена предварително, позволявайки на участниците да допринесат към вземането на решения. Прегледите на управлението трябва да бъдат предвидени по начин, предоставящ достатъчно време за подготовка на материалите. Трябва да бъде предвидено и достатъчно време за провеждане на самата среща. На нея трябва съвместно да бъде разгледана резултатността спрямо околната среда и СУОС.

От срещата за прегледа на управлението трябва да има резултати, включително протокол с договорени срокове, действия и отговорности. Копие от протокола трябва да бъде раздаден на всички участници. Полезно е той да бъде разпространи и сред служителите, участващи в СУОС, въпреки че и обобщение би им дало достатъчно информация. Така се повишава информираността за СУОС сред служителите и под- изпълнителите. Вследствие от прегледа на управлението, общите и конкретни цели могат да бъдат преразгледани и с поемане на съответни бюджетни ангажименти. Прегледът на управлението не бива да разглежда единствено справянето с проблемите, а и въпроси за поддържане на СУОС и инициативи за усъвършенстването й.
5.4. Подобряване на резултатността спрямо околната среда
Движеща сила за всяка успешна СУОС е стремежът към непрекъснато подобрение спрямо околната среда. Тази концепция е основа за сертифициране по ISO14001 или регистрация по EMAS. Невъзможно е една организация да има нулево въздействие върху околната среда, така че винаги има възможност за подобряване.

Общите и конкретни цели са най-важният механизъм в стремежа към подобряване на резултатността спрямо околната среда. Общите и конкретни цели трябва да бъдат редовно преглеждани, за да се определи дали се постигат. Когато се постигат, те трябва да станат по-строги, така че да се стимулира непрекъснатото подобряване.

Оперативните индикатори за резултатност остойностяват резултатността спрямо околната среда. Когато бъдат събрани достатъчно данни, които да представят базовата тенденция при съществуващата резултатност, организацията трябва да цели подобряване на изпълнението спрямо нея. С напредване във времето не следва да бъде използвана една и съща база всяка година. Изискват се ежегодни подобрения, поради което най-актуалните данни трябва да служат за база, която да е по-добра от предходната. Това служи за оценка дали се постига непрекъснато подобрение спрямо околната среда.

В случай, че не са налични, трябва да се въведат програми за превантивна поддръжка, спомагащи за постигане на непрекъснато подобрение. Възприемането на пасивен подход към нея води до периодични проблеми с оборудването. Това неизбежно води до разливи на химически вещества, загуба на енергия и суровини. За да се избегне това, следва да се въведе програма за периодична подмяна на възлите, при които има най-голяма вероятност от повреда, като по този начин се предотвратяват възможности за инциденти.

Има много химически вещества, за които се знае че са пагубни за околната среда. Това стимулира пазара да предоставя по-безопасни за околната среда алтернативи. Добър пример е тенденцията за заменяне на бои, съдържащи разтворители, с алтернативи на водна основа. Непрекъснато подобрение спрямо околната среда може да бъде постигнато чрез наблюдаване на пазара за появата на нови продукти, които са по-малко вредни за околната среда.

Инвестирането в ново оборудване изиграе важна роля в търсенето на непрекъснато подобрение. Напредъкът в технологията означава, че скоро купеното оборудване е по- ефективно от остаряващото. Примери в тази насока са модерните котли, осветителните тела и превозните средства. В някои случаи новото оборудване може да спести средства, в средносрочен и дългосрочен план, чрез намаляване използването на енергия и суровини. За определяне на тази възможност, преди да закупи на оборудване, трябва да се извърши анализ на разходите и ползите.

При извършване на сертификационен одит по ISO 14001 или одит за регистриране по EMAS, е важно да можете да бъде демонстрирано на сертифициращия одитор непрекъснато подобряване на резултатността спрямо околната среда. Ето защо е необходимо да бъде съхранявана информацията, проследяваща непрекъснато подобряване. Записите, която доказват това, включват:
• Протоколи от срещите за преглед на управлението;
• Годишни графики – използвана енергия, образуване на отпадъци, използване на вода и т.н.;
• Стари спрямо новите общи и конкретни цели.;
• Намален брой несъответствия;
• Доказателства за полезна подмяна на вещества;
• Доказателства за закупуване на по-ефективно оборудване.

5.5. Подобряване на СУОС
СУОС е рамка, която управлява постигането на подобрено резултатност спрямо околната среда. Поради това, ако СУОС е проектирана лошо, постигането на подобрение на резултатността е трудно. В допълнение, с въвеждането на нови методи за подобрение, СОУС има нужда от актуализиране, за да осигури подкрепа на управлението на проекта.

Разработването на СУОС може да бъде на принципа проба-грешка. В началото не винаги е ясно дали системата работи добре. След като системата работи известно време става ясно дали е изработена добре и е лесна за работа. Лошо разработена СУОС може да обхваща всички изисквания на ISO14001, но да не свързва всички процедури, които оформят работещата СУОС.

Има редица области в СУОС, които могат да доведат до подобряването й, ако се съсредоточат върху тях ресурси. Те са:

Общи и конкретни цели
По време на разработването на СУОС вероятно ще бъдат поставени общи и конкретни цели, които са свързани с ефективното й работа. Например, може да се заложи конкретна цел за провеждане на 90% от обучението навреме спрямо програмата за обучение по околна среда. Следващата година, тази цел може да бъде преразгледана и да се заложи извършване навреме на 95% от обучението спрямо програмата за обучение. Това “затягане” на конкретната цел, с последващото й изпълнение, представлява подобрение на резултатността на системата за управление на околната среда.

Ръководни индикатори на изпълнение
Ръководните индикатори на изпълнение се различават от оперативните, по това че се съсредоточават върху управлението на СУОС, а не върху абсолютното подобрение спрямо околната среда. Такъв ръководен индикатор на резултатността може да бъде средното време за отговор на външна комуникация във връзка с околната среда. След определяне на средното време за отговор на външна комуникация във връзка с околната среда през 2001 г., усилията за подобряване на системата могат да се насочат към прогресивно намаляване на времето за отговор през следващите години.

Разпределение на ресурсите
Важно е ресурсите, разпределени в СУОС, да дават възможно най-добрите ползи. Например, съвместяването на административните задължения по СУОС с тези по други системи за управление системи, като по качеството например, може да освободи време, което да бъде използвано за проучване на възможностите за подобряване на резултатността спрямо околната среда. Администрирането на бива да бъде в центъра на СУОС, а постигането на подобрение на резултатността спрямо околната среда.

5.6. Обучение
Ако съществува ограничена програма за обучение по околната среда, то в резултат подобрението ще бъде ограничено. Например, след приключване на първата фаза на обучение, концентрирана върху предотвратяване на замърсяването, системата може да постигне подобрение, ако се разработи втора фаза , която да е насочена към по- незначителни проблеми. Правилно е началото обучението да бъде насочено към предотвратяване на замърсяването, но по-нататък то трябва да се разшири в областите, в които може да се постигне подобрение на ефективността.
5.7. Оперативен контрол
Трябва да бъдат разработени серия от методи за оперативен контрол, които да бъдат съсредоточени върху съответствие със законодателството, напр. правилно разделяне на опасните от общия поток отпадъци. Когато служителите са приели първоначалните методи за контрол, техният обхват може да бъде разширен, за подобряване на СУОС, като се включат по-специфични въпроси, като повишаване на ефективността. Подобно на обучението по околна среда, методите за оперативен контрол трябва да бъдат насочени по-далеч от предотвратяване на замърсяването и съответствие със законодателството. В допълнение, изискванията, свързани с промяна в обстоятелствата също трябва да бъдат отразени.

5.8. Комуникация
Възможно е да има действащи канали за вътрешна комуникация, но те рядко да бъдат използвани от операторите. Поради това, че операторите са тези, които знаят в детайли какво става на площадката, вероятно е да имат идеи как да бъде подобрена резултатността спрямо околната среда и са в състояние да уведомяват за инциденти. Участието на служителите трябва да бъде окуражавано чрез използване на ефективна система за комуникация. Подобрение на СУОС може да бъде постигнато чрез използване на междинен човек, например отговорника, като лице за контакт. Той може да предава информацията към представителя на ръководството.

5.9. Готовност за действие при аварийни ситуации и процедури за реакция
Изискване на ISO14001 и на EMAS е да проиграване на аварийни за околната среда ситуации. Това не бива да бъде разглеждано като задача по желание, за която може да бъде напълно пренебрегната. След предприемане на такива учения, установеното трябва да се използва за усъвършенстване на слабостите в процедурите на СУОС.

5.10. Обратна връзка от служителите
След като СУОС стане част от културата на организацията, трябва да се търси обратна връзка от служителите, защото след като някой се опита да използва конкретен формуляр, се разбере дали тя е лесен за използване. При разглеждане на възможностите за получаване на обратната връзка от служителите, трябва да се има предвид следното:
• Преки разговори със служителите
• Меморандуми, изискващи обратна връзка
• Въпросници
• Открити срещи.

При търсене на обратна връзка за СУОС от служителите, трябва също така да се имат предвид и следните въпроси:
• Дали според служителите документираните процедури имат смисъл?
• Колко време губят през деня, за да попълнят формуляр от СУОС?
• Разбират ли концепцията за несъответствие?
• Разбрали ли са материала от обучението по околна среда?
• Ясни и приложими ли са комуникационните връзки в организацията?
• Разбират ли собствената си роля в СУОС?
• Знаят ли какво да правят, ако има аварийна ситуация за околната среда?

Получените коментари трябва да бъдат и обобщени, а съответните мерки за преодоляване на негативните мнения приложени.

5.11. Проследяване на подобрението
Представянето на прегледа и подобрението на СУОС е важно при одит за сертификация по ISO 14001 или регистрация по EMAS. Поради това е необходимо да се съхраняват записите, потвърждаващи направените подобренията на системата. Записите, които доказват това включват:
• Годишни графики за ръководните индикатори на резултатността;
• Стари спрямо нови общи и конкретни цели;
• Стари спрямо нови версии на процедури;
• Стари спрямо нови програми за обучение;
• Документирана обратна връзка от служителите;

6. Фаза 6. Регистриране по EMAS

6.1. Преглед на базовото състояние
Схемата за управление по околна среда и одитиране поставя редица допълнителни изисквания които доста надхвърлят изискванията на ISO14001, към организациите желаещи да бъдат регистрирани. Едно от тях е първоначалния преглед по околна среда. Процесът на първоначален преглед по околна среда включва всички изисквания, поставени към оценката на базовото състояние, описани във Фаза 3. В допълнение, се изисква определяне на непреките аспекти и въздействия върху околната среда, свързани с доставчици и подизпълнители. Освен това, докато при оценката на базовото състояние трябва да се идентифицират преките аспекти и въздействия от дейността, услугите и продуктите на организацията, EMAS изисква представяне на доказателства, че всички потенциални аспекти и въздействия са оценени, независимо дали се считат за значими или не. Лесен начин да се предоставяне на доказателство е чрез изготвяне на чек-лист определящ всички потенциални аспекти и въздействия, и документиране дали всеки един от тях е значим или не.

EMAS изисква обхващането на следните преки аспекти в оценката на значимите аспекти и въздействия:
• Емисии във въздуха
• Емисии във води;
• Избягване образуването, транспортиране, рециклиране, повторна употреба, обезвреждане на твърди и други отпадъци, особено на опасни отпадъци;
• Използване и замърсяване на почвата;
• Използване на природни ресурси и суровини (включително енергия)
• Местни въпроси (шум, вибрации, миризми, външен вид)
• Транспортни въпроси (стоки, услуги и служители)
• Риск от инциденти по отношение на околната среда и настъпили въздействия, или вероятни за поява, като последствие от инциденти, злополуки и потенциални аварийни ситуации.
• Ефект върху биоразнообразието.

Докато горното се отнася до преките аспекти и въздействия, EMAS изисква също да бъдат оценени и непреките въздействия и аспекти, които настъпват вследствие от дейността, продуктите и услугите на организациите. Това означава, че аспектите и въздействията, свързани с веригата за доставки, оформлението на продуктите, изпълнителите от трета страна, и т.н. трябва да бъдат оценени и да се предоставят доказателства в подкрепа на оценката. Примерите за непреки аспекти включват използване на енергия за стопяване на алуминиева руда от доставчик, който произвеждащ алуминиеви компоненти и отпадъците от продукти, вследствие лош дизайн на опаковките.

Непреките въздействия и аспекти могат да са:
• Свързани с продуктите;
• Капиталови инвестиции;
• Услуги;
• Административни и планови решения;
• Продуктова листа;
• Историята на площадката;
• Резултатност спрямо околната среда и практиката на изпълнителите, под- изпълнителите и доставчиците.

Значимостта на непреките аспекти и въздействия трябва да бъдат оценени по същия метод, които е използван за оценка на преките аспекти и въздействия.

При идентифицирането на непреките аспекти, трябва да се вземат предвид събитията, настъпващи извън границата на площадката. Дейностите, продуктите и услугите на основните доставчици за организацията, изпълнителите и под-изпълнителите могат да се считат за непреки аспекти. За оценяване на значимостта, трябва да се състави списък на доставчиците, изпълнителите и под-изпълнителите. Отговорите на следните въпроси улесняват определянето на основните от тях:
• Кои са доставчиците, изпълнителите и под-изпълнителите за организацията?
• Какво влияние имат върху резултатността спрямо околната среда на организацията?
• Какво влияние и контрол има организацията върху техните дейности/продукти и услуги?
• Има ли организацията контрол върху площадката/обекта и извън границите й?

След като се изготви списъка, трябва да се използва същата методика за оценка на всеки аспект на околната среда, свързан с дейностите, които доставчиците, изпълнителите и под-изпълнителите извършват. Това определя кои са основните доставчици, изпълнители и под-изпълнители. След като се определи и оцени влиянието им върху резултатността спрямо околната среда на организацията, те трябва да бъдат уведомени за политиката на организацията, за да се осигури спазване и от тяхна страна. Политиката може да бъде съобщена по няколко начина:
• Да се изпрати копие от документа, заедно с лист, който организацията да бъде помолена да попълни и върне в уверение на това, че признава политиката по околна среда на организацията и че ще се съобразяват с нея.
• Може да се отпечата в издание на компанията, което да се предостави на доставчиците и на под-изпълнителите.
• Политиката и реакциите по нея могат да се комуникират по електронен път.

Целта е да се установи ефективна комуникация с ключовите доставчици, изпълнители и под-изпълнители и да се получи тяхното съгласие, за съобразяване с нея.

6.2. Анализ на пропуските
Ако една организация има сертифицирана СУОС, за нея не е задължително да провежда официален първоначален преглед по околна среда. Регламентът EMAS въвежда нови въпроси, които всяка една организация, подаваща документи за регистрация, трябва да разгледа в съществуващата си СУОС. Организациите трябва да проведат анализ на пропуските в тяхната СУОС, спрямо изискванията на EMAS. Анализът на пропуските има две основни цели: първо, гарантира, че СУОС отговаря на изискванията на ISO 14001, и второ, помага да се определят областите в системата, които имат нужда от разглеждане, за да отговоря на EMAS.

Анализът на пропуските подпомага определянето на областите, които имат нужда от разглеждане преди да се продължи с въвеждането на EMAS. Въпреки че той не е одит, той следва да се разглежда като вътрешен одит на системата.

Участието на лицата, които са включени във въвеждането на СУОС трябва да се поощрява, защото те знаят какво е постигнато и какво трябва да се извърши. От предишния си опит те имат добра представа за това какво следва и какво не следва да се извършва.

След приключване на анализа на пропуските, идентифицираните въпроси трябва да бъдат решени. Изготвя се план за действие, в който се приоритизират задачите и се възлагат отговорности и срокове за изпълнение.

6.3. Преглед на прилагането
От анализа на пропуските в базовата информация се изготвя списък на необходимите действия. Те трябва да се изпълнят, за да бъде постигнато съответствие на СУОС с изискванията на EMAS. След определяне на съответните области, трябва да се възложат отговорностите за координиране и срокове за приключване.

Могат да се наложат следните промени, за да привеждане на СУОС в съответствие с изискванията на EMAS:
• Гарантиране, че политиката по околна среда:
• е подходящо променена, за да вземе предвид новите значими аспекти;
• поемане на ангажимент за непрекъснато подобряване резултатността спрямо околната среда;
• поемане на ангажимент за съответствие със законовите и регулаторни изисквания;
• уведомяване на заинтересованите страни (особено доставчици и под- изпълнители).
• Установяване и/или развиване на съществуващите общи и конкретни цели за новите значими аспекти и въздействия на околната среда;
• Където е необходимо да се разработят нови индикатори за резултатност спрямо околната среда, които не са отчитани преди;
• Преработване на програмите за управление по околна среда и процедурите, включително отговорностите и сроковете. Където е необходимо гарантиране разработването на нови програми и процедури;
• Проверка дали прегледа на управлението включва преглед на общите и конкретни цели;
• Да се уведомят доставчиците и под-изпълнителите за всяка нова програма или процедура, които могат да повлияят на резултатността на организацията;

Нуждата от преработване на съществуващите документи зависи от определените значими аспекти и въздействия. В някои случаи може да бъде лесно осъществимо – с добавяне на едно изречение в процедура, докато в други случаи може да се наложи да се разработване на нов документ. Например, може вече да е налична процедура за работата извършвана на площадката от доставчици и под-изпълнители, следователно единствената необходима поправка е се отразят усилията на организацията за спазване на политиката по околна среда докато те са на площадката. От друга страна може да бъде определен нов значим непряк аспект, който не е отразен в съществуващата документация. В такъв случай трябва да бъде разработен нов документ с нови общи и конкретни цели и програми за околната среда.

6.4. Участие на служителите
Ключово изискване по EMAS е участието на служителите в СУОС на организацията. EMAS изисква служителите да участват в непрекъснатото подобрение на резултатността на организацията спрямо околната среда. Има редица начини служителите да участват в СУОС:
• Да използват кутиите за предложения/коментари, за да споделят идеите си;
• Да участват в екипа по околна среда;
• Да формират под-групи (например, за наблюдение на усилията за рециклиране във всеки отдел);
• Да пишат статии за брошурата на организацията;
• Където е възможно, да насърчават децата си за участие в състезания, организирани от екипа по околна среда (напр. по изкуства, занаяти);
• Да инициират проекти (например, намаляване на отпадъците, намаляване консумацията на вода, програми за пестене на енергия и.т.н.).
За да се покаже участието на служителите в непрекъснатото подобрение на резултатността, трябва да се съхраняват доказателства. Те могат да бъдат под формата на:
• Резултати от предложенията/коментарите на служители;
• Регистрационни дневници;
• Материали, написани за брошурата на компанията (би било полезно да носят и името на служителя);
• Материали, използвани за показване на подобрената резултатност на организацията спрямо околната среда или напредъка по отношение на конкретните цели, като протоколи от срещи;
• Снимки;
• Записи от електронна комуникация;
• Увеличена степен на рециклиране, което може да се използва като индикатор за ангажираността на служителите в непрекъснатото подобряване.

6.5. Участие на обществеността
Друго основно изискване на EMAS е външната комуникация. EMAS изисква организацията да показва възможно по-отворен диалог с обществеността. Целта е да бъде дадена възможност на обществеността и други заинтересовани страни да изкажат мнението си по отношение на въздействията върху околната среда на дейностите, продуктите и услугите на организацията. Примери за отворен диалог с обществеността са:
• Установяване на процес на консултации с обществеността;
• Поканване на местната общественост и други заинтересовани страни на ден на отворените врати;
• Изграждане на комуникационни линии със заинтересованите страни, за поощряване на обратната връзка по отношение на усилията на организацията да въведе СУОС (т.е. е-мейл, web cam, интернет, бюлетин на организацията и др., които да информират заинтересованите страни за дейността на организацията по въпросите на околната среда и да им даде възможност да реагират).

Когато се реши как организацията ще общува с външните заинтересовани страни, трябва да се изготви план, който да описва процеса и целите.
Обхватът трябва да бъде дефиниран наред с времевата рамка и отговорностите на отделните лица, които ще участват. За мащабни дейности е необходимо да се вземе предвид времето и усилията на участниците, за да се оправдае пред ръководството изразходваното време.

В етапите на планиране трябва да бъде взето предвид следното:
• Кои са основните заинтересовани страни?
• Ден на отворените врати за всички желаещи или само за поканени?
• Каква е целта?
• Какво трябва да бъде оповестено?
• Как ще бъде представен материала?
• Какво очакват външните страни?
• В процесът ще участват ли външни страни или само вътрешни?
• Кога ще бъде проведено?
• Колко време е необходимо за планиране?
• Колко ще продължи?
• Колко ще струва?
• Какъв резултат трябва да се постигне?
• Как ще се действа във връзка с възникващите проблеми?
• Необходимо ли е одобрение от ръководството?
• Кой ще участва в процеса?

6.6. Разработване на информация, която може да се докладва
EMAS изисква установяване на процес за потвърждаване на данните, който гарантира достоверността, значимостта и точността им. Това е наложително, т.к. данните трябва да бъдат обществено достъпни. Процесът на потвърждаване означава процедура. За да се гарантира точност, достоверност и прозрачност на данните, EMAS изисква въвеждането на процедури, които да обхват събирането, съхранението, прехвърлянето, дейностите с данните и съобщаването им. Използването на техниките на одитиране показва, че организацията спазва установените процедури. Анализът на данните се използва, за да се установи какви данни да се събират във връзка с резултатността на организацията спрямо околната среда. Техниките за анализ на данни се използват за идентифициране на тенденции в информацията, за да се разбере дали организацията функционира по- добре или по-зле от очакваното или предвиденото.

6.7. Одитиране за регистрация по EMAS
За провеждане на вътрешен одит по околна среда, съществуващият одиторски процес трябва да бъде прегледан, за да се гарантира, че покрива изискванията на Регламента EMAS. Този преглед ще определи какви са допълнителните изисквания и кои области на одиторския процес трябва да бъдат променени.

Вече е налична програма, която описваща обхвата, критериите, графиците, времевите рамки и отговорностите за вътрешен одит. Могат да се наложат корекции на програмата, за да се гарантира, че е съвместима с EMAS изисквания.

Възможно е да бъдат необходими малки корекции или да няма нужда от такива. Ако се определят области, които се нуждаят от промяна, програмата, процедурите и чек- листовете трябва да бъдат променени, за да отразят изискванията на EMAS.

Ключова разлика между EMAS и ISO 14001 е това, че ISO 14001 не конкретизира честотата на одитите, или минималния одиторски цикъл. Според EMAS, трябва да конкретизират честотата на одитите си, одиторският цикъл (3 години или по-малко) и целите на всеки одит в рамките на програмата. Ако това не е третирано преди, одиторската програма трябва да бъде модифицирана и да казва честотата на всеки одит и одиторския цикъл. (Забележка: одиторският цикъл се дефинира като период от време, необходим да се извърши одит на всички дейности).

Съгласно EMAS, организациите трябва да обявят честота на одитиране, цикъл на одитиране (максимум през 3 години) и целите на всеки одит в програмата за одитиране. Ако тези елементи не са застъпени, програмата за одитиране трябва да бъде променена за да се определи честотата на всеки одит и цикъла на одитиране. Последният се определя като времето необходимо за извършване на одит на всички дейности. Възможно е в някои области на СУОС да са необходими одити с по-голяма честота от три години, например дейностите на организацията с висок риск за значително въздействие върху околната среда може да изисква одитиране веднъж на 6 месеца, докато нискорисковите дейности – веднъж на 2 години. Минималната честота съгласно изискванията на EMAS е 3 години. Така се гарантира завършване на цикъла в рамките на 3 години.

В допълнение на оценката на резултатността на организацията спрямо собствената си СУОС, EMAS изисква резултатността на организациите спрямо околната среда да демонстрира непрекъснато подобрение. Това може да се извърши чрез анализиране на данните от индикаторите на резултатността. Поради това, че събраните данни се използват за изготвянето на доклада по околната среда, би било полезно данните да бъдат оценявани възможно по-често.

Данните могат да се оценят като:
• Служителят, който събира данните за конкретен индикатор демонстрира как се извършва целият процес;
• Оценяване на документираните процедури/схеми (да се провери дали служителя, събиращ данните следва написаното в процедурата);
• Преглед на събраните до момента данни (т.е. данни, фактори за предсказване на точността, достоверност, последователност и т.н.)
• Търсене на тенденции или модели в данните (има ли някакви анормални модели);
• Преглед как ще се използва информацията;
• Преглед как се съхранява информацията и как се борави с нея.

6.8. Проверка на място
Проверката на място за съответствие с изискванията е друго условие на EMAS. Това е и друг начин за проверка на резултатността на организацията. Проверката на място е добър показател за това как СУОС функционира. Тя позволява на одиторския екип да оцени ефективността на системата без да одитира цялата система. Това може да стане като се обсъди със служителите, преглеждане на документите или проследяване на процеса на извършване на дадена дейност.

6.9. Регистрация по EMAS
Колкото и добре да се счита, че дадена СУОС е организирана, винаги е препоръчително организацията да е подготвена предварително за оценката при регистрирането. Така се гарантира, че СУОС може да бъде регистрирана, но ще позволи извършването на последващи корекции. Освен това служи като подготовка за участващите в оценяването.

Наред с това, добрата подготовка за оценяване намалява напрежението и тревогата на представителя на ръководството и на оценителя. Обхватът на одита за регистрация по EMAS изисква одиторът да оцени СУОС спрямо всички изисквания на Регламента EMAS.
Това означава, че регистриращият одитор може да оцени произволен компонент от СУОС.

По време на одита за регистрация по EMAS, одиторът интервюира служителите, за да прецени знанията им по СУОС и участието им в нея. Одиторът провери дали служители познават:
• Политиката по околна среда, цитирайки нейни детайли, като предотвратяване на замърсяването;
• Някои от значимите за организацията аспекти и въздействия върху околната среда;
• Идея за общите цели на организацията, свързани с дейността им;
• Как се включва опазването на околната среда в задълженията им;
• Какво се действа при авария с последствия за околната среда или аварийна ситуация;
• Собствените им отговорности и ниво на участие по отношение на СУОС;
• С кого да се свързват във връзка с въпроси по околна среда;
• Изявлението за околната среда на компанията и резултатността на организацията до сега;
• Вътрешната програма за одит.

Ако СУОС е въведена и се поддържа активно, служителите трябва да могат свободно да обсъждат горните въпроси. С времето те могат да забравят някои от подробностите на СУОС, така че си струва преди одита да се проведат няколко опреснителни занимания. Съдържанието на тези занимания трябва да бъде максимално просто, защото служителите могат да се стресират или объркат.

Особено важно е служителите да участват в дейностите по системата ако желаят. В Приложение 1.B.4. на Регламентът EMAS се посочва, че “когато пожелаят, представители на служителите могат също да участват”. Това е област, с която трябва много да се внимава, защото когато първоначално се сформира екипа по СУОС, вероятно е извършена селекция. EMAS определя тази практика като неприемлива, така че, ако има съмнения, е възможно преди одита да се поканят всички служители за участие в системата.

Трябва да се помни, че от подизпълнителите се очаква да спазват изискванията на СУОС, когато е необходимо на работната площадка. Ако се пренебрегнат под- изпълнителите, те могат да объркат потоците отпадъци, да замърсят вода, да предизвикат неприемливи нива на шум, и т.н. Подизпълнителите също трябва да бъдат включени в системата още от самото й начало, но за потвърждаване на знанията им, за тях може да бъде проведен брифинг преди одита. Целта е да се преговорят функциите и отговорностите им по отношение на СУОС.

Може да се провери дали документите по системата са представителни, въпреки че до голяма степен това трябва да е извършвано във връзка със срещата за преглед на управлението. Ако дейностите са променени, някои документи могат да бъдат коригирани.

Където има промяна, може да се окаже, че разработените общи и конкретни цели са остарели. Въпреки че е трябвало да бъдат определени по време на срещата за преглед на управлението, струва си да бъдат препрочетени, за да се гарантира,че са подходящи.

Преди одита за регистрация по EMAS, важно е да се провери дали служителите, които трябва да разполагат с конкретни документи по системата, наистина ги имат. По време на одита, одиторът ще поиска от случайно избран служител да му покаже документите по системата. В случай на невъзможност, има индикации, че не се работи в съответствие със СУОС и че системата не е въведена ефективно.

Записите формират основата на всеки одит, защото те потвърждават дали СУОС работи ефективно. Ако те липсват, системата не се поддържа адекватно. Поради това следва да се провери дали всички записи са налични и актуални, защото одиторът по ще поиска да види някои от тях. Ако липсват, одиторът ще установи несъответствие.

Въпреки че записите за всяка СУОС се различават, има някои общи типове, които трябва да се поддържат и да бъдат актуални. Те са:
• Информацията за обучението;
• Документация за дейностите по управление на отпадъците;
• Информация, потвърждаваща съответствието със законодателството;
• Информация, потвърждаваща изпълнението на общите и конкретни цели;
• Записи от комуникации;
• Записи от оперативен мониторинг и измервания;
• Записи за аварийни ситуации, описващи подробно както случая, ако има такъв, така и учебните проигравания на аварийни ситуации;
• Записи за одити;
• Записи за несъответствия и свързаните с това коригиращи и превантивни действия.
• Дневен ред и протоколи от срещи за преглед на управлението.

По време на одита за регистрация по EMAS одиторът ще прегледа внимателно точността на всички данни, използвани да показване на непрекъснато подобряване на резултатността спрямо околната среда, посочено в изявлението по околна среда. Данните трябва да издържат проверката от трета страна по време на оценяването. Одиторът ще провери дали данните са точни, достоверни и научно приемливи, преди да препоръча регистриране на организацията. Ако са направени допускания при получаването на данните, това трябва да се посочи при оценяването.

По време на одита за регистрация по EMAS, одиторът ще направи оглед на площадката. Целта е да се потвърди, че документираната СУОС е въведена ефективно, да се провери дали най-добрата практика по околната среда е възприета и да се оцени степента на съответствие със законодателството. EMAS изисква организациите да гарантират съответствие с нормативните изисквания по околната среда, така че е важно областите на несъответствие да бъдат определени и да бъдат предприети мерки. Препоръчва се преди одита да се извърши оценка на площадката, като се разгледат следните чувствителни области:
• Съдове за събиране на отпадъци – дали отпадъците се разделят правилно и под контрол в подходящи съдове?
• Съхранение на суровини – съхраняват ли се по подреден и ефикасен начин?
• Съхранение на химически вещества – обваловани ли са съдовете, има ли течове?
• Варели за химически вещества – съхраняват ли се по начин, с който се предотвратяващ разливане?
• Канали – има ли течове или химически вещества на съхранение около тях?
• Абсорбенти за разливи – готови ли са употреба и лесно достъпни ли са?
• Подреденост – изглежда ли подредена и добре поддържана площадката?
• Използване на енергия – има ли оборудване, оставено да работи без да е необходимо?

Периодична инспекция на обекта, както е посочено по-горе, трябва да е включена в програмата за одитиране. Всякакви пропуски, установени по време на инспекцията на обекта трябва да бъдат отстранени чрез обявяване на несъответствие.

EMAS е написан така, че оставя място за известно тълкуване. Следователно, различните регистриращи органи могат да интерпретират части от Регламента по различен начин. Препоръчва се да се консултира с регистриращия орган дали е следва да се знае конкретен факт, отнасящ се до интерпретацията на Регламента EMAS.

Преди одита за регистриране по EMAS, одиторът трябва да предостави график за провеждане на одита. Това дава възможност за осигуряване на одита, което включва:
• Организиране на пътуванията между площадките;
• Осигуряване на присъствието на висшето ръководство;
• Осигуряване присъствието на членовете на екипа по въвеждане;
• Уреждане на обяд;
• Предоставяне на лични предпазни средства.

Ако одиторът не представи такъв график, той следва да бъде изискан.